Reply To: PSTC16: Managing Changes on Your Project Cost

[Muhammad Mushab]

Artikel “10 Steps to Manage Budget and Scope Changes” memberikan panduan yang jelas dan praktis bagi manajer proyek yang ingin mengatasi perubahan anggaran dan cakupan proyek. Artikel ini memberikan sepuluh langkah yang dapat diikuti untuk memastikan bahwa proyek tetap berada dalam anggaran dan cakupan yang ditentukan. Berikut ini adalah langkah dari JWD berdasarkan artikel “10 Steps to Manage Budget and Scope Changes”:

1. Menetapkan batasan proyek: Menentukan lingkup proyek secara jelas dan mendefinisikan batasan dalam proyek.

2. Membuat rencana proyek yang terperinci: Membuat rencana proyek yang terperinci dan mempertimbangkan resiko dan ketidakpastian dalam proyek.

3. Memprioritaskan pekerjaan: Menentukan prioritas pekerjaan berdasarkan urgensi dan kepentingan.

4. Menyediakan buffer: Menambahkan buffer waktu dan biaya untuk mengakomodasi perubahan lingkup yang tidak terduga.

5. Menyimpan catatan perubahan: Mencatat perubahan lingkup dan anggaran dalam dokumen proyek.

6. Bernegosiasi ulang dengan kontraktor luar jika diperlukan. Langkah ini melibatkan perundingan ulang kontrak dengan kontraktor luar jika pekerjaan mereka dipengaruhi oleh perubahan lingkup atau pekerjaan tambahan. Dalam kasus JWD Consulting, langkah ini dapat membantu manajer proyek mengelola setiap biaya tambahan yang timbul dari kontraktor luar.

7. Kelola harapan klien. Langkah ini melibatkan menjaga klien tetap terinformasi tentang setiap perubahan yang terjadi pada proyek dan memastikan bahwa mereka tetap puas dengan kemajuan proyek dan hasilnya. Dalam kasus JWD Consulting, langkah ini dapat membantu manajer proyek menjaga komunikasi yang efektif dengan klien dan meminimalkan kemungkinan terjadinya konflik karena perubahan yang tidak diharapkan.

8. Terus kelola lingkup proyek. Langkah ini melibatkan memastikan bahwa lingkup proyek tetap terkendali dan meminimalkan kemungkinan terjadinya perubahan lingkup yang tidak terkendali. Dalam kasus JWD Consulting, langkah ini dapat membantu manajer proyek memastikan bahwa setiap perubahan lingkup dijalankan dengan benar dan tidak mempengaruhi kemajuan dan anggaran proyek secara signifikan.

9. Desain rencana kerja baru. Langkah ini melibatkan membuat rencana kerja baru yang mencerminkan setiap perubahan yang dibuat pada anggaran dan lingkup proyek. Dalam kasus JWD Consulting, langkah ini dapat membantu manajer proyek mengintegrasikan setiap perubahan dan memperbarui jadwal proyek serta anggaran yang terkait.

10. Bersikap transparan. Langkah ini melibatkan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan tentang setiap perubahan anggaran atau lingkup proyek. Dalam kasus JWD Consulting, langkah ini dapat membantu manajer proyek menjaga pemangku kepentingan tetap terinformasi tentang setiap perubahan dan dampaknya pada anggaran proyek.